Zapewne część osób, które korzystają z dodatku Outlook spotkały się z sytuacją kiedy w momencie synchronizacji danych z CRM pojawiał się komunikat podobny do tego:
“You already have Microsoft Dynamics CRM for Outlook installed on another computer. Only one client computer per user can run the automated process that does bulk updates of outlook items with Microsoft Dynamics CRM Data. This client should be the computer that is most often online (such as a desktop computer) or the users primary computer. To change the Synchronizing client, on the CRM Menu, click options, and click the synchronizing tab”
lub po polsku
“Program Microsoft Dynamics CRM dla programu Outlook jest już zainstalowany na innym komputerze użytkownika. Tylko na jednym komputerze klienckim użytkownika można uruchomić automatyczny proces zbiorczej aktualizacji elementów programu Outlook na podstawie danych programu Microsoft Dynamics CRM. Klientem powinien być komputer, który częściej pracuje w trybie online (na przykład komputer stacjonarny, lub podstawowy komputer użytkownika. Aby zmienić klienta synchronizacji, w menu programu CRM kliknij polecenie Opcje, a następnie kliknij kartę Synchronizacja.”
Inaczej może objawiać się takim komunikatem:
Co on oznacza ? Dodatek Outlook może pobierać dane z CRM tylko na jednej maszynie – o tym, na której decyduje sam użytkownik poprzez ustawienia dodatku, w zakładce Synchronizacja.
Jednakże mając odpowiedzieć na pytanie: “Jak żyć w takiej sytuacji, kiedy użytkownik korzysta z dwóch Outlooków ?” zacząłem sprawdzać co tak naprawdę jest synchronizowane pomiędzy CRM a Outlook – czego nie może robić dodatek, który nie jest klientem synchronizacji, co się dzieje z danymi kiedy mając dwa Outlooki przełączamy regularnie to, który z nich jest klientem synchronizacji. Dalej opisałem kilka przypadków, które wydają się dla mnie dość cenne :)
Założenie: Posiadam dwa komputery, które mają zainstalowany Outlook (obsługują dwa różne adresy @) wraz z dodatkiem do CRM, oba skonfigurowane przy pomocy tego samego konta CRM, wskazują na tą samą organizację (nazwijmy te maszyny odpowiednio O1 oraz O2. O1 jest klientem synchronizacji.
- Co się dzieje kiedy chcemy śledzić wiadomości email, które otrzymujemy na O1 oraz O2 ?
- Co się dzieje kiedy wiadomości email z CRM są wysyłane poprzez dodatek ?
- Co się dzieje z terminem kiedy powstał w CRM i chcemy żeby trafił do Outlook ?
- Co się dzieje kiedy chcemy śledzić termin, który powstał w Outlook ?
Uwaga: pisząc tylko o działaniu Termin odnoszę się do pozostałych działań, takich jak Zadanie, Rozmowa Telefoniczna (ale bez Email – dlaczego ? zapraszam do lektury).
Ad 1: Co się dzieje kiedy chcemy śledzić wiadomości email, które otrzymujemy na O1 oraz O2 ?
W tym przypadku nie jest istotne, który dodatek Outlook jest klientem synchronizacji, a który nie jest – możemy śledzić wiadomości @ na obu maszynach bez żadnych ograniczeń.
Ad 2: Co się dzieje kiedy wiadomości email z CRM są wysyłane poprzez dodatek ?
Oczywistą oczywistością ;) jest, że aby dodatek mógł wysyłać wiadomości @ musi być zaznaczona odpowiednia opcja w jego ustawieniach:
Jeśli to samo zaznaczenie zrobimy w O1 oraz O2 co nam to da ? Oba będą wysyłać emaile! W momencie uruchomienia procesu synchronizacji danych w O2 otrzymamy komunikat widoczny na pierwszym screenie w tym poście, ale jak otworzymy zakładkę Zadanie w tym okienku zobaczymy takie coś:
Wniosek: jeśli chodzi o wysyłanie @ nie jest istotne, który Outlook jest klientem synchronizacji.
Ale …. co jeśli O1 i O2 obsługują dwie różne adresy @ ? NIC, a może i DUŻO – to jaki adres @ obsługuje Outlook jest dla dodatku w ogóle nieistotne w przypadku wysyłki @ – z CRM pobierane są wiadomości do wysłania na podstawie pola nadawca (identyfikator użytkownika) – nie jest sprawdzane jaki adres @ jest ustawiony na formularzu użytkownika – może być dowolnym innym adresem przez O1 i O2 nie obsługiwanym jeśli chodzi o pocztę przychodzącą
Ad. 3 Co się dzieje z terminem kiedy powstał w CRM i chcemy żeby trafił do Outlook ?
Tutaj już nie jest tak fajnie jak w przypadku @. Termin ten trafi tylko do tego Outlooka, który jest klientem synchronizacji, w naszym przypadku będzie to O1. A co jeśli następnie zmienimy ustawienia i O2 będzie klientem synchronizacji i wykonamy synchronizacje ? Nic – termin ten nie pojawi się w O2 – bo trafił już do O1. Ale … (nie jest prosto – zawsze jest jakieś ALE ;) ). Załóżmy następujące operacje zachodzącą w odpowiednich czasach T
- T0 – termin powstaje w CRM.
- T1 – O1 jako klient synchronizacji wykonuje synchronizację danych. Termin trafia do O1
- T2 – O2 jako klient synchronizacji wykonuje synchronizację danych. Termin NIE trafia do O2.
- T3 – następuje edycja terminu w CRM
- T4 – O2 jako klient synchronizacji wykonuje synchronizację danych. Termin trafia do O2
- T5 – O1 jako klient synchronizacji wykonuje synchronizację danych. Termin NIE jest aktualizowany!!! W O1 jest ta wersja terminu, która powstała w T0
Przełączanie pomiędzy O1 a O2 spowodować może, że w końcu użytkownik nie będzie wiedział kiedy termin ma się odbyć, kiedy dane zadanie ma być wykonane – powstaje straszny bałagan. Microsoft rekomenduje, aby na stałe klientem synchronizacji był ten Outlook, który częściej jest wykorzystywany. Jak dobrze wiemy, zdarzają się sytuacje kiedy O1 i O2 wykorzystywane są w równym stopniu – wtedy pamiętajmy co możemy popsuć!.
Ad. 4: Co się dzieje kiedy chcemy śledzić termin, który powstał w Outlook ?
Termin z Outlook do CRM może być śledzony tylko wtedy kiedy jest on klientem synchronizacji. W przeciwnym przypadku po kliknięciu przycisku Śledź a następnie Zapisz dostaniemy komunikat analogiczny do tego jaki widoczny jest na screenie pierwszym. Po tym jak już termin ten znajdzie się w CRM dochodzą nam możliwości trafienia tego terminu do drugiego Outlooka, kiedy następuje modyfikacja danych poza Outlook.
Pokazane przeze mnie screeny pochodzą z CRM 4.0. Jednakże opisane scenariusze mają zastosowanie również w przypadku CRM 2011.
