Ogromna wartość dodana posiadania Dynamics CRM to integracja z pakietem Office. Oprócz dodatku do Outlook Dynamics CRM bardzo fajnie współpracuje z Excel. Jedną z możliwości jest eksport danych.
Każdy z użytkowników (posiadając uprawnienie do eksportu danych do programu Excel) ma możliwość eksportu danych. Każda encja w Dynamics CRM posiada we wstążce Grid oraz Sub-grid przycisk służący do eksportu danych:
Kliknięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie okienka pozwalającego wybrać opcję eksportu danych:
- Pierwsza opcja pozwala na eksport danych prezentowanych w wybranym widoku. Kolumny jakie są eksportowane są definiowane na poziomie widoku. Jeśli lista prezentuje dużo danych (jest więcej niż jedna strona danych) to opcja ta umożliwia eksport danych z jednej strony lub ze wszystkich stron.
- Druga opcja (Dynamic PivotTable) to możliwość eksportu danych do tabeli przestawnej. Przy wykorzystaniu tej opcji mamy aktywny przycisk wyboru kolumn jakie będą eksportowane. Co ważne, kolumny mogą być wybrane z obiektów powiązanych z eksportowaną encją. Oznacza to, że eksportując dane o klienta możemy wyspecyfikować kolumny z encji użytkownik, klient nadrzędny. Możemy zatem poruszać się po obiektach encji nadrzędnych.
- Trzecia opcja to eksport do arkusza dynamicznego. Arkusz dynamiczny pozwala na wybór kolumn jakie będą zamieszczone w pliku wynikowym (analogicznie do opcji 2) a dane prezentowane są w postaci arkusza (analogicznie do opcji 1).
Opcja druga oraz trzecia ma jedną ważna rzecz – jeśli poświęcimy czas na to, aby plik wynikowy odpowiednio przygotować, pokazać wykresy, zmienić formatowanie, itd. to pliki te można wykorzystać jako raport. Taki plik posiada połączenie z Dynamics CRM i korzystając z opcji odświeżenia danych w Excel możemy pobrać aktualne dane:
Liczba rekordów jaka zwracana jest w takim połączeniu jest ograniczone do 10 000 (limit ten można zmienić, ale jest to niewspierane!).
Oprócz tego, że plik Excel może zostać “odświeżony” może również zostać udostępniony użytkownikom jako raport w Dynamics CRM. W tym celu należy w obszarze roboczym stworzyć nowy raport wybierając jako typ raportu Istniejący plik. Dzięki temu udostępniamy plik wybranym użytkownikom oraz posiadamy jedno miejsce, w którym zarządzamy raportem – nie ma potrzeby przesyłania gotowego pliku pocztą czy też udostępniania go na różne sposoby.
O czym jeszcze nie pisałem a jest bardzo istotne to fakt, iż dane eksportowane do pliku Excel (w przypadku opcji 2 lub 3) są pobierane z widoków filtrowanych – dzięki temu użytkownicy zobaczą tylko te rekordy, do których mają uprawnienia – nie ma problemu wycieku danych :).
