Jedną z rzeczy, które mi osobiście się podobają w CRM 2011 jest opcja importu danych z plików. Funkcjonalność ta, która jest oczywiście dostępna w wersji 4.0, tutaj nabrała nowego kształtu. Jest to narzędzie intuicyjne, proste w obsłudze (szczególnie przez użytkowników biznesowych) oraz posiadające duże możliwości.
To co chciałbym dzisiaj opisać to możliwość importu notatek, która posiadają dokument w formie załącznika. Na początku kilka słów o samych notatkach.
Encja annotation jest powiązana z większością standardowych obiektów w CRM. Może być też wykorzystywana w powiązaniu z encjami niestandardowymi. Dodając notatkę mamy możliwość wpisania notatki tekstowej oraz dołączenia do niej dokumentu. Zawartość dokumentu (jego body) jest w bazie CRM przechowywane jako łańcuch znaków zakodowanych w Base64, w kolumnie typu varchar(max). W czasie dodawania dokumentu CRM sam określa jaki jest rozmiar pliku, content type, itd i zapisuje te informacje w bazie CRM.
Jednakże dokument taki jest obarczony ograniczeniami CRM jeśli chodzi o rozmiar pliku jaki może być w nim przechowywany.
Dokumenty w postaci notatek mogą być importowane z wykorzystaniem standardowego mechanizmu importu w Dynamics CRM 2011. Aby to zrobić musimy przygotować następujące archiwum *.zip:
- katalog o nazwie attachments, który zawierać będzie dokumenty, które chcemy dodać do CRM (ważne aby zwrócić uwagę na polskie znaki w nazwie pliku).
- plik (np. csv lub txt), który przykładowo będzie zawierać następujące kolumny (większej liczby nie trzeba)
- Tytuł – jest to wymagane w czasie tworzenia notatki
- Opis – treść notatki, np. krótki opis dołączanego dokumentu. Nie jest to zwartość dokumentu.
- Nazwa pliku – treść jaka będzie prezentowana w CRM jako link do dokumentu. Nie musimy tego wypełniać, jednakże w CRM zobaczymy zamiast prawdziwej nazwy pliku np. Untitled.txt
- Nazwa dokumentu – nazwa dokumenty z katalogu attachments, który będzie do notatki przypisany. To musimy wskazać
- Właściciel – nie musimy tego wskazywać, ale można tutaj określić kto ma być właścicielem notatki w CRM
- Rekord powiązany – do jakiego rekordu chcemy dowiązać notatki – np. klient, kontakt, itp
Mając przygotowane takie archiwum można wykonać standardowy import. Jak już zostało to wcześniej zaznaczone w momencie importu danych z pliku, który został umieszczony w archiwum, Dynamics CRM będzie szukał w katalogu attachments plików określonych w kolumnie Nazwa dokumentu. Jeśli dokument nie zostanie znaleziony to notatka nie zostanie utworzona w CRM. Zostanie zarejestrowany błąd informujący to braku możliwości znalezienia odwołania do pliku.
Na co należy jeszcze zwrócić uwagę ? Na to, że nie należy wskazywać w pliku kolumny, w której określać będziemy typ pliku, jego rozmiaru, ,rozszerzenia, itd – wszystko to wykona za nas CRM – dzięki temu użytkownicy biznesowi nie przestraszą się tego narzędzia.
Dodatkowa rzecz to taka, iż importowane archiwum nie może przekraczać limitu jaki nałożony jest na importowany plik (ok 8MB). Jeśli chcemy wykonać import dużych plików lub dużej liczby małych plików to musimy przygotować się na konieczność tworzenia wielu archiwów.
