W większości firm Outlook jest strategicznym narzędziem pracy handlowców. To tam rejestrowane jest to co handlowiec robi, z kim się spotyka, itd.
Po wdrożeniu CRM w organizacji zazwyczaj instalowany jest na większości komputerów dodatek do programu Outlook, który pozwala na pracę w CRM w oknie outlook, śledzenie elementów outlookowych bezpośrednio w CRM. Wśród takich elementów jest oczywiście zaproszenie na spotkanie. Jednakże z tym elementem jest bardzo dużo problemów, gdyż w CRM 4.0 nie ma czegoś takiego jak zaproszenie na spotkanie. Prześledźmy następujący scenariusz:
- Użytkownik CRM (nazwijmy go Organizator 1) tworzy zaproszenie na spotkanie i wysyła go do użytkownika (nazwijmy go Handlowiec 1). Zaproszenie to nie jest śledzone w CRM.
- Handlowiec 1 dostaje zaproszenie, wybiera opcję “Śledź w programie CRM”. Powoduje to powstanie w CRM rekordu Termin, gdzie Właścicielem jest Handlowiec 1, natomiast Organizatorem jest Organizator 1.
- Jeśli w CRM Handlowiec 1 miał ustawiony adres email to po otwarciu terminu w CRM w polu wymagani uczestnicy zostanie zaprezentowane wskazanie na użytkownika. W tym przypadku po przeprowadzeniu synchronizacji w programie Outlook (CRM –> Synchronizuj z CRM) termin nie zniknie z kalendarza użytkownika w Outlook
- Jeśli w CRM Handlowiec 1 nie miał ustawionego adresu email to po otwarciu terminu w CRM w polu wymaganie uczestniczy widoczny będzie czerwony adres email z informację, że system CRM nie był w stanie rozpoznać uczestnika. W tym przypadku po przeprowadzeniu synchronizacji termin w kalendarzu w Outlook zostanie usunięty. Jedyna możliwość przywrócenia tego terminu do kalendarza Outlook jest wykonanie operacji:
- Otwarcie rekordu użytkownika i uzupełnienie mu adresu email
- Otwarcie terminu w CRM i wskazanie jaki użytkownik krył się pod tym adresem email
- Przeprowadzenie ponownej synchronizacji w Outlook.
Zachęcam do przeprowadzenia testów kiedy zaproszenie jest wysyłane do większej liczby użytkowników niż jeden :). Kilka scenariuszy przeprowadził Kuba i opisał to na swoim blogu: http://crmblog.pl/2009/09/17/co-dzieje-sie-z-rekordami-po-synchronizacji-crm-outlook/
